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Intelligent Process Automation: Next-Gen Automatisierungssoftware

Mattia Rüfenacht | 1. Jan 2020
Mattia's world revolves around encounters with people, innovative ideas, tech, food & drinks, music, nature, and consciousness. At Parashift, he is doing business development.
Die Marktdynamiken haben sich in den letzten Jahren für die meisten Unternehmen stark verändert. Resultierend sind neue Möglichkeiten aber auch Herausforderungen. Dadurch, und beeinflusst durch den zunehmenden Wettbewerb, müssen sich diese Unternehmen umstrukturieren und neu organisieren, sodass sie sich auf dem Markt effektiver und effizienter bewegen und den sich wandelnden Kundenbedürfnisse anpassen können.

 

CFOs in der Schlüsselrolle

Heute sollte es eigentlich theoretisch für viele Unternehmen Standard sein, einen qualitativen, durchgängigen Kundensupport garantieren zu können, reibungslose Standardprozesse zu orchestrieren und aus den verschiedenen Organisationsteilen stets Realtime-Insights in die operativen Tätigkeiten zu gewähren. Doch in der Realität ist der Weg dorthin steinig und verlangt nach radikalem Umdenken und einer Herangehensweise, die entsprechend neu gedacht werden muss sowie nach damit verbundenen Investitionen. Konkret haben CFOs und andere Mitglieder des Managements Probleme in den Bereichen der Personalkosten, Produktivität, Compliance, Prozess-Genauigkeit/Kontinuität und Systemeffizienz zu lösen. Schafft es ein Unternehmen in einem oder mehreren Bereichen im Vergleich zu Peers wesentliche Verbesserungen vorzunehmen, erzielt es dadurch einen möglicherweise entscheidenden Vorteil, welcher sich auf mehrere Aspekte des Unternehmens positiv auswirken kann. Beispiele solcher können sein: Qualitativere Produkte und Services, höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit beziehungsweise tiefere Fluktuation und erhöhte Produktivität, mehr Raum für Kreativität und andere wertschöpfende Aktivitäten, allgemein tiefere Kostenstrukturen und letztlich höhere Marktanteile. Ein Lösungsansatz kann der Einsatz von Software zur Prozessautomatisierung sein (sehen Sie zu diesem Thema auch diesen Forbes Artikel hier).

 

Die Automation von Routineaufgaben als Key-Capability 

Wie sich im PwC AI Predicitions 2020 Survey herausgestellt hat, gehört die Automation von Routineaufgaben in Unternehmen gemäss einem Grossteil von US Business und Technology Executives zu den wichtigsten Capabilities im Jahr 2020. Und das natürlich aus gutem Grund. Denn dadurch besteht das Potenzial, einige der oben genanten Problembereiche effektiv zu adressieren und im Prozess praktische Lösungen zu finden. Dass solche Initiativen nicht nur Personalkosten reduzieren, Qualität und Kontinuität sowie Produktivität erhöhen, sondern eben auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigern kann, zeigte eine Forbes Insight Studie

 


Forty-four percent of survey respondents cited “operate more efficiently,” and 42% cited “increase productivity” among the top-three benefits they’re expecting from AI investments. Yet, for your company’s bottom line, automating routine tasks in administrative functions, such as tax and finance, is anything but boring. Companies can see remarkable savings from (for example) using AI to extract information from tax forms, bills of lading, invoices, and other documents that typically require long and tedious hours of human work.

PwC AI Predictions 2020 Survey/Report


 

Dato heute werden die meisten solcher Automatisierungsinitiativen mit Robotic Process Automation (RPA) Software umgesetzt. Das ist schon mal ein Anfang. Diese Softwarelösungen haben wie praktisch alle ihre Vorteile aber auch ihre Nachteile und Limitationen. Im Falle von RPA ist ein Vorteil beispielsweise die einfache Beschaffenheit, welche keine komplexen System- oder Infrastrukturintegrationen voraussetzen. Gleichzeitig können damit aber auch wirklich nur statische Prozesse automatisiert werden. Denn im Gegensatz zu Artificial Intelligence (AI)/Machine Learning (ML) basierten Lösungen wird hier oft lediglich Screen Scraping betrieben, was das System inflexibel macht und den Umgang mit moderneren Data Center-Architekturen erschwert. Deshalb ist auch die erfolgreiche Skalierung in der ganzen Organisation eine grosse Herausforderung. Was wir also brauchen ist eine "intelligente" RPA Software.

 

Was ist mit intelligenter Prozessautomatisierung gemeint?

Unter intelligenter Prozessautomatisierung (Englisch: Intelligent Process Automation, kurz IPA) verstehen wir fortgeschrittene Technologien der Prozessverbesserung, die neben Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen auch eine höhere Flexibilität in der eigentlichen Anwendung zulassen. Die zugrundeliegenden Technologien, die das möglich machen, sind einerseits konventionelle RPA Funktionalitäten, die aber mit ML und AI zusammengespannt werden.

intelligent_automationMit IPA sollen nicht bestimmte Aufgaben in einer bestimmten Art und Weise erledigt werden, sondern über die Zeit Lernkurven und eigenständige Prozessverbesserungen realisiert werden können. Was dabei sehr spannend ist, ist, dass solche Lernkurven bereichsübergreifend gemacht werden können, sobald die Implementierung im Unternehmen skaliert wird. Sie sehen, somit entstehen ganz neue Möglichkeiten zur systembasierten und fliessenden Prozessoptimierung unter Berücksichtigung einer holistischen Unternehmensperspektive und interaktiver Abstimmung zwischen den unterschiedlichen Systemen. 

Darüber hinaus ist IPA flexibler im Umgang mit Trends in den Unternehmensanwendungen, die beispielsweise agile DevOps, Microservices, Cloud-native Anwendungen und Container umfassen und für Unternehmungen Tools darstellen, welche mehr Flexibilität ermöglichen, um die User Experience, Betriebszeiten, Sicherheit und weitere Aspekte zu optimieren. Traditionelle RPA-Lösungen stattdessen sind für Anwendungen konzipiert, die auf monolithischen Architekturen aufbauen und unter Umständen nur sehr selten aktualisiert werden. Das ist grundsätzlich so, weil viele dieser Anwendung einen Mangel an APIs aufweisen und daher keine anderen Möglichkeiten bieten. 

Dinge, die Sie für eine Implementierung beachten sollten

Es ist also ziemlich schnell offensichtlich, dass der mittel- bis langfristige Weg in die Richtung von IPA führen muss. Damit Sie mit Ihrem Unternehmen hier einen vielversprechenden Fahrplan zum Erfolg zusammenstellen und Wettbewerbsvorteile sichern können, sollten Sie und Ihre Kollegen sich mindestens mit den folgenden Dingen vertiefter auseinandersetzen:

 

  • Obwohl IPA Software Prozessverbesserungen über die Zeit selber vornehmen kann, sollten Sie versuchen, Ihre Unternehmensprozesse so weit wie möglich bereits im Vorfeld der Implementierung zu optimieren. Die Effektivität der IPA wird somit um ein Vielfaches gesteigert und bringt Ihnen so schneller einen signifikanten Return. 
  • Achten Sie darauf, dass Sie die IPA-Lösungen mit Ihren Unternehmenszielen und -strategien abstimmen. Vergewissern Sie sich, was Sie eigentlich genau erreichen wollen und planen Sie entsprechend Massnahmen.
  • Wie in vielen anderen Dingen des Lebens ist es bei IPA ein Fehler, wenn Sie nur halbherzig in die Technologien investieren. Wenn Sie also davon Gebrauch machen wollen, schauen Sie, dass Sie von Grund auf in Ihrer Organisation zur Reflexion inspirieren und Fullstack IPA-Lösungen implementieren können.
  • Mit grosser Wahrscheinlichkeit haben Sie während Ihrer beruflichen Laufbahn schon eine oder gar mehrere strukturelle Veränderungen in einer Unternehmung miterlebt. Sie wissen daher sicherlich sehr gut, wie wichtig Kommunikation und Leadership in Bezug auf die bestehende Kultur ist, wenns darum geht, Change Programme erfolgreich durchzuführen. Hier ist das nicht anders und so steht und fällt eine IPA-Initiative mit Ihrer Kultur. Schauen Sie also, dass das Leadership Team einen achtsamen und bedachten Approach verfolgt.
  • Während RPA wie erwähnt eben für spezifische und unabhängige Task-Automatisierung gedacht ist, will IPA ganze Prozesse, auch schnittstellenübergreifend, automatisieren und optimieren. Grundvoraussetzung dazu ist, dass sie keine Datensilos haben. Ansonsten limitieren Sie einfach den Impact, den IPA in Ihrem Unternehmen haben könnte.
  • Heutige Geschäftstransaktionen finden oftmals via Omnichannel-Anwendungen statt. Deshalb sollte auch die IPA-Lösung mit solchen Anwendungen kompatibel sein, damit diese via Web, Mobile, Text, E-Mail und Voice funktionieren.
  • Eine umfangreiche Konzeptionsphase zu Beginn eines jeden Projektes kann einen nachhaltigen Impact haben, den Sie umbedingt haben wollen. Auch bei der Einführung und Weiterentwicklung von IPA. Denn Sie wollen eine flexible Architektur mit möglichst wenig technical Debt haben, sodass Sie stets Anpassungen und Skalierungen vornehmen können, wenn das Unternehmen danach verlangt. Wichtig ist auch, dass Sie sich um die Standards von Management und Governance kümmern, damit künftige Vorhaben mit der aktuellen Strategie harmonieren können.

Durch diese Aufführungen wird klar, dass die Implementierung von IPA eigentlich kein Projekt ist. Es ist vielmehr ein kontinuierlicher Prozess, dessen Erfolg abhängig davon ist, wie Sie diesen Prozess planen, wie der Audit der Systeme gestaltet ist und inwiefern Sie mit Experten und Ihrer internen IT zusammenarbeiten, die Ihnen bei der Realisation tatkräftig zur Seite stehen. Gehen Sie hier geschickt vor, können Sie den Mehrwert einer intelligenten Automation über die Zeit hinweg substanziell steigern.