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Innovationskiller: Veralteter Posteingang

Thilo Rossa | 10. Oct 2019
As an experienced professional in the field of document management, I want to share my knowledge with you in this blog. As Head of Document Center at Parashift, I am responsible for the advancement of this revolutionary product in sales and product development.

In diesem Beitrag gehen wir näher auf den Ablauf üblicher Geschäftsprozesse ein und erläutern wie eine Modernisierung des Posteingangs zu weitreichenden, positiven Veränderungen des kompletten Prozesses beitragen kann.

innovationskiller-veralteter-posteingang

 

Hierdurch ergeben sich folgende Vorteile:

  • Niedrigere Verarbeitungskosten
  • Schnellere Durchlaufzeiten
  • Geringere Komplexität

Die Illusion des magisch erscheinenden Dokumentes
am Anfang eines Prozesses.

Die Startbedingung für viele dokumentengestützte Geschäftsprozesse, wie die der Eingangsrechnungen, Verträge oder Personalunterlagen ist oft relativ identisch dargestellt.

“Eingang Geschäftsdokument”

posteingang parashift 1


Je nach Prozess kann das Dokument dabei eine Rechnung, ein Vertrag oder eine ganz allgemeine Korrespondenz sein. Im Idealfall wird dabei einfach davon ausgegangen, dass bereits vorab bestimmt wurde um welche Art von Dokument es sich handelt, und wie dieses nun im Prozess landet.

Der vorangegangene Schritt, die Klassifizierung, geht dabei oft vergessen oder ist im besten Fall in einen eigenständigen Posteingangsprozess ausgelagert.

 

Zentrale Klassifizierung, oft manuelle Arbeit.

Dieser zentrale Posteingangsprozess, der zur Klassifizierung von Dokumenten genutzt wird, geht oft noch manuell vonstatten. Ein Mitarbeiter öffnet die Post, sieht sich das Dokument an, bestimmt aufgrund seiner Erfahrung sowie seines Wissens um was für eine Art von Dokument es sich handelt und ordnet es entsprechend in einen Postkorb. Gewisse Dokumente werden gescannt, gewisse andere aber gehen weiterhin manuell zu den Sachbearbeitern ins Unternehmen.

Auch hier wird einfach nur der physische Posteingang angesehen. Informationen und Dokumente die auf anderem Wege, wie beispielsweise per E-Mail oder über Web-Portale, in den Prozess hineingehen werden vom standardisierten Posteingangsprozess oft nicht betrachtet. Stattdessen wandern diese Dokumente meistens direkt in den Prozess, der Bearbeitung durch einen Sachbearbeiter. Beim Eingangsrechnungsprozess gibt es beispielsweise zwar meist eine E-Mailadresse an welche Kreditorenrechnungen geschickt werden können (z. B. buchhaltung@FirmaXX.com), die Verarbeitung dieser E-Mails erfolgt häufig jedoch alles andere als automatisiert. Oft nimmt ein Sachbearbeiter die E-Mail entgegen, öffnet das angehängte PDF und gibt dies manuell in den Prozess.

Im schlimmsten Fall - und dies ist mir so wirklich bereits vorgekommen - wird das angehängte PDF ausgedruckt und geht in den Posteingangsprozess, um dort wieder eingescannt zu werden um “normal” durch den Prozess zu laufen. (Oft finden Sie solche Prozesse bei den gleichen Unternehmen die “Think before you print this E-Mail” in Ihren Signaturen stehen haben…)

 
posteingang parashift 2

 

 

Aber zurück zu unserem eigentlichen Geschäftsprozess. Wir gehen davon aus, dass das Dokument erfolgreich klassifiziert wurde und sich jetzt im entsprechen Prozess befindet. Zu aller erst wird es hier durch die Fachabteilung oder einen Sachbearbeiter analysiert und die wichtigsten Daten in das Kernprozesstool übernommen. Allgemein wird dieser Schritt oft als lästige “Abtipparbeit” angesehen. Dabei werden von einer Rechnung z. B. der Lieferant, das Rechnungsdatum sowie der Rechnungsbetrag übernommen, von einem Vertrag die Vertragsparteien und das Unterschriftsdatum oder von einer Korrespondenz der Ersteller, das Datum und der Betreff.

Dieser erste Schritt, das Abtippens von wichtigen Informationen, behindert die Weiterverarbeitung im kompletten Prozess und führt zu längeren Prozessdurchlaufzeiten.

Auch innerhalb des Prozesses werden weitere Daten Stück für Stück ergänzt oder erfasst, die zu Beginn nicht gleich bekannt waren, wie z. B. Bestellnummern, Artikeldaten oder zusätzliche Beträge.

 

“Kein Papier in unserem Prozess” - Digital aber keinesfalls modern.

Das Vorgehen bei dokumentengestützten Prozessen, auch wenn diese bereits komplett digital in einem Workflow-System stattfinden, erinnert dennoch stark an die althergebrachte Art und Weise wie Dokumente auf Papier verarbeitet werden.

Dokumente werden manuell klassifiziert, manuell Daten abgetippt und manuell an den nächsten Sachbearbeiter weitergereicht.

Schlimmer noch: Durch die Digitalisierung der Geschäftsdokumente werden oft auf dem Papier einfache Aufgaben, wie das schnelle durchsehen eines Vertrages oder das Abhaken einzelner Positionen auf einer Rechnung, zu einer langwierigen und nervigen Aufgabe am Bildschirm.

Wären alle wichtigen Daten aus dem Vertrag zuverlässig vorhanden, müsste man ihn nicht mehr Durchblättern, hätte man alle Positionsdaten bereits digital im Workflow - oder im ERP System könnte ein automatischer Bestellabgleich stattfinden und niemand müsste die Rechnung mehr ansehen.

 

Vorgelagerte, zentrale Verarbeitung, weniger manueller Aufwand
und schnellere Prozesse.

All diese Probleme können durch eine zentrale, vorgelagerte und moderne Verarbeitungsplattform für Dokumente gelöst werden. Papierdokumente müssen nur noch geöffnet und gescannt werden, eine manuelle Klassifizierung entfällt. Die Dokumente werden unsortiert, höchstens Seiten getrennt, gescannt. Eine Maschine übernimmt die automatische Klassifizierung der Dokumente und weiss durch die Dokumentart welche Metadaten extrahiert werden müssen damit nachgelagerte Geschäftsprozesse schnell, flüssig und mit einer hohen Qualität starten können.

Die Arbeitsvorbereitung für manuelle Scan-Tätigkeiten wird hierdurch stark vereinfacht, die Mitarbeiter können sich auf komplexere Tätigkeiten konzentrieren und müssen weniger Papier hin und her schieben.

Gleiches gilt auch für Dokumente, die per E-Mail eingehen oder auf Web-Portalen zur Verfügung gestellt werden. Die Dokumente können automatisiert aus dem Anhang gelöst werden oder automatisiert heruntergeladen werden und an die zentrale Plattform geschickt werden. Auf diese Weise werden sie auf dem gleichen Wege wie die eingescannten Papierdokumente verarbeitet.

Durch diese zentrale, einheitliche Verarbeitung nehmen Sie Komplexität aus dem Prozess und können alle eingehenden Dokumente mittels demselben Regelsatz verarbeiten.

Ein grosser Vorteil neben der schnelleren Klassifizierung bringt aber vor allem auch die vollautomatische Extraktion der wichtigsten Metadaten mit sich. Sobald man die Klasse eines Dokumentes, also die Dokumentart, kennt, weiss man auch welche Metadaten benötigt werden damit der nachgelagerte Geschäftsprozess beschleunigt werden kann.

Am Beispiel des Eingangsrechnungsprozesses kann dies z. B. schon das automatische Erkennen des Lieferanten, der Bestellreferenz oder des Rechnungsbetrages sein, wodurch Regeln wie die Weiterleitung der Dokumente zu bestimmten Abteilungen bzw. Sachbearbeitern oder auch das Einführen zusätzlicher Prüfungsschritte bei Überschreitung von Freigabebeträgen hinterlegt werden können. Durch das automatische Erkennen von Positionsdaten im Zusammenspiel mit der Bestellreferenz ist ein Abgleich gegen die vorhandene Bestellung beispielsweise sehr einfach möglich, was wiederum zu einer Dunkelverarbeitung, ohne jegliche menschliche Interaktion, führen kann.

Ähnliches gilt beispielsweise bei Vertragsprozessen, in welchen die Vertragsparteien, das Unterzeichnungsdatum oder auch die Struktur vorab vom System erkannt werden können, was eine Sichtung durch einen Sachbearbeiter vereinfacht und die automatische Archivierung im Dokumentenmanagementsystem ermöglicht.

 

posteingang parashift 3

 

 

Sie sehen also, das neu denken und digitalisieren des zentralen Posteingangs hat nicht nur Vorteile bei der Dokumentenverteilung, sondern kann nachhaltig Ihre Geschäftsprozesse verbessern, verschlanken und Kosten einsparen. Ihre Endkunden werden Ihnen die schnelleren Verarbeitungszeiten und Möglichkeiten zum Customer Self Service danken.

Wer wünscht sich von seinen Geschäftspartnern heute nicht auch, dass man einfach ein Foto mit einer App erstellen, dies direkt zur Bearbeitung einreichen kann und innerhalb weniger Sekunden ein erstes Feedback, nach wenigen Minuten eine erste Einschätzung und bis zum Ende des Arbeitstages direkt eine Rückmeldung zur Verarbeitung oder Lösung des Falles bekommt. Dies ist nur durch den Einsatz moderner, schneller und innovativer Technologien möglich.

Wenn ich Ihr Interesse geweckt habe, können Sie sich über den folgenden Button gerne bei mir melden, damit wir Ihre Probleme, Use-Cases und Wünsche im Detail durchsprechen können.

 

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