Kritische Funktionalitäten von Robotic Process Automation Software & worauf Sie bei der Evaluation achten sollten

Am 3. Dezember 2019 publizierte Gartner ihren “Critical Capabilities for Robotic Process Automation” Report. Dazu hier die wichtigsten Takeaways:

Key Findings

• Bei all dem Hype um den Markt für Robotic Process Automation (RPA) kaufen die meisten Unternehmen jeweils Software von einem der 3 grössten Anbieter; es gibt jedoch auch andere starke, wettbewerbsfähige Produkte auf dem Markt, welche Kunden innovative Funktionen bieten.
• Gartner hat 10 Schlüsselbereiche der Funktionen im Zusammenhang mit RPA identifiziert, die sie in 3 Kategorien von Funktionalitäten unterteilten: “Core” (must haves), “Kritisch” (sollten vorhanden sein) und “Tangential” (angrenzend an und oft in Verbindung mit RPA verwendet).
• In diesem schnelllebigen, wettbewerbsintensiven Markt gab es in den von Gartner untersuchten Anwendungsfällen wenig Differenzierung zwischen den gewichteten Werten der Top-10-Produkte. Während die Verkäufer um die führenden Positionen kämpfen und versuchen, die Angebote des jeweils anderen zu übertrumpfen, findet in jedem Funktionalitätsbereich ein Mini-Rüstungswettlauf statt. Dabei erweitern die meisten etablierten Anbieter schrittweise den Umfang ihres Produktangebots und schließen immer mehr Lücken in ihrer tangentialen Funktionalitätsabdeckung durch Partnerschaften mit Dritt-Anbietern.

Empfehlungen

Enterprise Architecture und technologische Innovationsführer, die RPA-Tools und -Techniken für die technologiebasierte digitale Transformation evaluieren, sollten dabei auf folgendes achten:

• Erkunden Sie die relativen Vorzüge verschiedener Produkte auf dem Markt, indem Sie zwischen den Bedürfnissen der Enduser und denen, die Sie für eine effektive Wiederverwendung/Skalierung im Gesamtunternehmen benötigen, unterscheiden.
• Optimieren Sie die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen RPA-Initiative, indem Sie die Anwendungsfälle des Unternehmens und die für das Unternehmen wesentlichen Funktionen vorgängig definieren. Die Ausrichtung an den strategischen Zielen und den erwarteten Geschäftsergebnissen hilft langfristig bei der Auswahl des für Sie richtigen Produktes.
• Maximieren Sie den ROI, indem Sie eine RPA-Suite, die über erweiterte Funktionalitäten verfügt, priorisieren beziehungsweise für die Verwendung in Betracht ziehen. Dadurch können Sie die primären Anwendungsfälle des Unternehmens in der Regel optimaler unterstützen. Die genaue Untersuchung der Fähigkeiten und Limitationen der tangentialen Funktionalitäten, wie z.B. diejenigen einer breiteren Prozessautomatisierung und des maschinellen Lernens, wird es Ihnen zusätzlich ermöglichen, über den initialen Proof of Concept hinauszuschauen und den potenziellen nachhaltigen Wert der RPA-Investition abzuschätzen.

Innovationsführer sollten RPA nutzen, um vorhersehbare, regelbasierte Aufgaben zu automatisieren, indem sie die Art und Weise nachahmen, wie Menschen mit der Benutzeroberfläche (UI) von den unterschiedlich eingesetzten Anwendungen interagieren. RPA ist also ein taktisches Werkzeug, das am effektivsten ist, wenn Anwendungen heute in einem manuellen Task verwendet werden und entweder noch keine oder unvollständige APIs haben. RPA ist dagegen nicht geeignet für die Automation von sich schnell entwickelnden oder schlecht verstandenen Geschäftsprozessen.

Der Gartner Report

In der Analyse von Gartner sind die Anbieter und ihre Lösungen rein anhand der Produktfunktionalität bewertet worden. Gartner gab den Anbietern 3 Anwendungsbeispiele und basierten dann ihre Bewertung, das Ranking und die Gewichtung auf dem, was die Anbieter als Resultate vorgewiesen haben. Dabei wurde im Vorfeld und auch während den Produktdemonstrationen klar kommuniziert, was die relevanten Schwerpunkte sind.

Sie können diese Analyse als ergänzend zum “Magic Quadrant for Robotic Process Automation Software” Report verstehen. Dieses hebt eine Vielzahl von Faktoren hervor. Darunter die Rentabilität der Anbieter, Vision, ihr Marketing und die geografische Ausrichtung der verschiedenen Anbieter.

Die 10 RPA-kritischen Funktionalitäten

Gartner hat 10 RPA-kritische Funktionalitäten identifiziert, die sie in ihrer Analyse nutzen, um zwischen den beliebtesten Produkten auf dem Markt zu unterscheiden. Wie zu Beginn bereits erwähnt, haben sie diese Funktionalitäten in 3 Gruppen eingeteilt:

• Core: Automation Development, Integration Features und Control Panel/Dashboard. Diese Kernkompetenzen sind für den Betrieb eines RPA-Produkts von absolut zentraler Bedeutung.
• Kritisch: Hier liegt der Schwerpunkt auf Component/Script Library, Security, Resilience und Error Recovery sowie der Erfassung und Handhabung von externen Change Einflüssen von der Umwelt.
• Tangential: Artificial Intelligence (AI)/Machine Learning (ML)/Natural Language Processing (NLP), neben breiteren Geschäftsregeln/Prozessautomatisierung und schließlich Optical Character Recognition (OCR). Diese 3 Kompetenzgruppen befinden sich in angrenzenden Technologiebereichen, die ein Anbieter möglicherweise entwickelt hat oder im Rahmen einer Partnerschaft bereitstellen könnte.

Für jede definierte Funktionalität identifizierte das Analystenteam eine Reihe von unterstützenden Funktionselementen, für die sie ein spezifisches Bewertungsspektrum und -verfahren entwickelt haben. Sie haben herausgefunden, dass die besten Ergebnisse für eine individuelle Funktionalität erzielt werden, wenn der Hersteller diese selbst entwickelt und im Rahmen seines eigenen RPA-Tools (ohne zusätzliche Lizenzierung) an die Kunden liefert. Wenn die Funktionalitäten extern bezogen wurden und/oder zusätzliche Lizenzen erforderlich waren, musste das Team jeweils der Funktionalitätswert von der höchsten erreichbaren Stufe im Bewertungsspektrum auf eine tiefere Stufe heruntersetzten.

Die 3 häufigsten Use Cases von RPA

Gartner identifizierte zudem auch die 3 häufigsten Anwendungsfälle für RPA, um die Features zu filtern und nach jenen zu priorisieren, die das höchste Level an Impact mit sich bringen:

• Integration über UI. Dieser Case konzentriert sich auf den “unbeaufsichtigten” Einsatz von RPA, bei dem es darum geht, wenige Daten einfach und relativ ad hoc zwischen zwei Anwendungen zu verschieben oder kopieren.
• Large-Scale Data Migration. Hier geht es eigentlich darum, mehrere kooperierende Komponentensätze zu integrieren, um Daten “en masse” zwischen zwei verschiedenen Anwendungen zu verschieben. Die für diesen Anwendungsfall notwendigen Funktionen ähneln denen, die für den Aufbau einer “API-Facade” benötigt werden – die effektive Wiederverwendung diskreter RPA-Automatisierungen für die letzte Meile der Integration.
• Augment Knowledge Workers. Dieser Case konzentriert sich in erster Linie auf das “attended”-Szenario, bei dem RPA verwendet wird, um die Fähigkeit und Möglichkeiten von Wissensarbeitern beim Erledigen ihrer Arbeiten zu verbessern. So sparen sie in der Regel Zeit beziehungsweise haben mehr Kapazität, sich besser um ihre Kunden zu kümmern, da die RPA Roboter sich um das heavy Lifting der Zusammenstellung von Informationen kümmern.

Resultate der Untersuchung

Die resultierenden Ergebnisse sehen Sie nachstehend in einer zusammenfassenden Auflistung der Produkt-Scores, kategorisiert nach den 3 gerade beschriebenen Use Cases:

Die Scores reichen von 1.0 bis 5.0 und sind folgendermassen zu interpretieren:

1 = Schlecht oder nicht vorhanden: Die Mehrheit der definierten Requirements für die Funktionalitäten sind nicht gedeckt

2 = OK: Einige Requirements sind nicht gedeckt

3 = Gut: Erfüllt die Requirements

4 = Excellent: Erfüllt oder übertriff einige der Requirements

5 = Outstanding: Übertrifft die Requirements signifikant